Mehrwertsteuer-Umstellung 2020 in SaniVision / Leitfaden

In Folge der Corona-Pandemie hatte sich der Koalitionsausschuss am 03.06.2020 auf ein umfangreiches Konjunktur- und Krisenbewältigungspaket mit vielen steuerlichen Maßnahmen, u.a.
der Senkung der Mehrwertsteuer vom 01.7.2020 bis 31.12.2020 von 19% auf 16% bzw. von 7% auf 5%, verständigt.

Für die Umsetzung dieser temporären Maßnahme können wir Ihnen eine einfache und optimale Lösung anbieten!
Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Anwendungen und Funktionen der Mehrwertsteueranpassung in der SaniVision.

Inhaltsverzeichnis

Checkliste: Haben Sie alle Vorbereitungen in SaniVision getroffen?

 Stimmt die Preisdefinition im Artikelstamm?
 Ist in den Belegkopfdaten die korrekte Art der Summen-Berechnung (Brutto/ Netto) eingestellt?
 Wurde in den Aufträgen bzw. Lieferscheinen das passende Lieferdatum hinterlegt?
 Sind nach Teillieferungen bis 30.06.2020 alle ausstehenden Restmengen in einem neuen Auftrag erfasst?
 Haben Sie die Erlös- und Wareneingangskonten für die neuen Mehrwertsteuersätze bei der Buchhaltung erfragt?
 Haben Sie eine tagesaktuelle Datensicherung an einem sicheren Ort gespeichert bzw. diese umbenannt, sodass sie nicht überschrieben werden kann?

Können Sie alle Fragen mit JA beantworten? Dann kann es losgehen!
Führen Sie der Reihe nach die folgenden Schritte durch.

Schritt 1 - Programm zur SaniVision-Datenbank-Vorbereitung installieren

Das Programm dient der Vorbereitung der Datenbank für die durchzuführende Mehrwertsteuer-Umstellung 2020. Die Installation und Anwendung des Programms ist ausschließlich an einem SaniVisions-Arbeitsplatz erforderlich!

Laden Sie die Setup_SaniMwStUmstellung202007.exe im geschlossenen Kundenbereich unserer Website www.sanivision.de unter Support & Service / Downloads / Mehrwertsteuer-Umstellung 2020 herunter.
Speichern Sie das Programm auf einen Rechner, auf dem eine SaniVision installiert wurde.

Hinweis! Folgende SaniVision-Versionen werden von diesem Programm unterstützt:

• SaniVision build 169 -> ab 169/29
• SaniVision build 170 -> ab 170/25
• SaniVision build 171 -> ab 171/1

Nutzer einer älteren Programmversion als den genannten müssen ein Update auf mindestens die jeweils aktuelle Version einspielen!

Installation

Nach dem Starten der Setup.exe öffnet sich der Setup-Assistent. Folgen Sie bitte den Anweisungen zur Installation und bestätigen Sie jeweils über den Button Weiter.

Wählen Sie einen Zielordner aus.

Für den Programmstart werden Laufzeitbibliotheken von PowerBuilder 2017 R3 benötigt.
Diese sind bereits auf dem System installiert, wenn eine SaniVision mit Build 171/4 oder höher installiert wurde.
Ist dies nicht der Fall, so müssen diese nun nachträglich installiert werden.

Erstellen Sie ein Desktop-Symbol für den erleichterten Programmstart.

Starten Sie die Installation über den Button Installieren.

Beenden Sie die Installation über den Button Fertigstellen.

Anwendung

Starten Sie das Programm SaniMwStUmstellung202007 über das Desktop-Symbol.

Nach Start des Programms werden die Logindaten (Standard: Name = sa / Passwort = sani97) des Systemadministrators für die SaniVisions-Datenbank abgefragt.
Geben Sie diese ein und melden Sie sich an der Datenbank an.



Nach Betätigen des OK-Buttons werden die Anpassungen zur Vorbereitung der Datenbank für die Mehrwertsteuer-Umstellung durchgeführt.



Die erfolgreiche Durchführung wird mit einer Abschlussmeldung bestätigt.

Schritt 2 - Prozedur in SaniVision ausführen

WICHTIG!!! Diesen Schritt führen Sie erst zum Umstellungszeitpunkt nach Abschluss aller Arbeiten im System durch!

Mit dem Ausführen dieser Prozedur setzen Sie folgende Datenbank-Anpassungen für die Mehrwertsteuer-Umstellung um:

• Die Preise in den Artikeln werden mit den neuen MwSt Sätzen versehen und neu berechnet.
• Beim Berechnen der Privatpreise (Artikel/ Preise/ Privat) bleibt der VK-Brutto konstant.
• Die Neuberechnung der Kassenpreise (Artikel/ Preise/ Kasse) und der Vertragspreise (Artikel/ Preise/ Spezial) wird auf Grundlage der hinterlegten Preisdefinition durchgeführt.
  
  

Rufen Sie in der SaniVision den Menüpunkt Hilfe / Sonderfunktionen / Prozedur laden auf.

Daraufhin wird Ihnen die Prozedur mit der Bezeichnung Mehrwertsteuer-Umstellung zum 01.07.2020 angezeigt.
Starten Sie die Prozedur per Klick auf den Button Ausführen

Schritt 3 - Anwendung in SaniVision

Manuelle Umstellung der Mehrwertsteuer in den Belegen

Ausschlaggebend in den Belegen ist das Datum im Feld der Liefertermin. Ist kein Liefertermin angegeben, ist gilt das Lieferscheindatum. Ein rückwirkendes Lieferdatum kann nur im Lieferschein eingetragen werden.

Für monatsübergreifende Fälle gilt:
Vor dem 01.07.2020 erstellte Aufträge mit dem MwSt. Satz 19% oder 7%, die erst im Juli geliefert werden, müssen mit dem neuen MwSt. Satz 16% bzw. 5% berechnet werden.
Im Idealfall stellen Sie manuell in diesen Aufträgen den Mehrwertsteuersatz von alt auf neu um oder führen eine Neuberechnung durch. Damit wird der Auftrag neu berechnet, d.h. Kostenträgerpreis und Zuzahlungen werden entsprechend angepasst.

Wechseln Sie dafür im Beleg auf den TabReiter Positionen und öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü Mehrwertsteuer ändern.

Es öffnet sich ein Anwendungsfenster, in dem von Neu auf Alt bzw.von Alt auf Neu.

Tipp: Im Belegkopf ist nicht immer zu erkennen, welcher Mwst.-Satz sich hinter Voll und Halb verbirgt.
Bewegen Sie in diesem Fall den Mauszeiger in den Belegpositionen auf das Feld Mwst., wird der eingesetzte Mwst.-Satz angezeigt.

Automatische Abfrage beim Erstellen von Rechnungen

Wird aus einem Beleg, der mit dem alten Mwst.-Satz erfasst wurde, eine Einzelrechnung (KT-, Privat-, EA-Rechnung) erstellt, erfolgt eine Abfrage, welcher MwSt Satz, gezogen werden soll.
Sind im Beleg bereits die neuen Mwt.-Sätze enthalten, erscheint die Abfrage nicht.

Die Abfrage kann ignoriert und werden! Unabhängig von der Beantwortung wird die Mehrwertsteuer automatisch aus dem Lieferdatum im Lieferschein bzw. aus dem Lieferschein-Erstellungsdatum ermittelt!

Wichtiger Hinweis! Eine automatische Neuberechnung der Zuzahlung bei Rechnungserstellung können wir aufgrund der verschiedensten Daten- und Abwicklungskonstellationen nicht abbilden!
Berücksichtigt werden hier bspw. nicht: Zuzahlungsumrechnung bei eingestellter Berechnung aus Netto, beim Kunden hinterlegte Zuzahlungsberechnung (z.B. nicht festgelegt), manuell eingetragene Zuzahlungen im Auftrag, Zuzahlungsermittlung / Bildung von Versorgungseinheiten.

Mehrwertsteuer in Fallpauschalen

Bei Versorgungs- bzw. Fallpauschalen samt Wartungen, Reparaturen und Nachbetreuungen von nicht teilbaren Leistungen ist für die Mehrwertsteuer das Ende des Leistungszeitraums maßgeblich, wenn die Leistung vollkommen ausgeführt ist.

Für den Ablauf in der SaniVision ab dem 01.07.2020 bedeutet das folgenden Workaround:

Sie erfassen zu einer Fallversorgung wie gewohnt einen Auftrag.
Liegt das Ende dieser Fallversorgung nach dem Datum 31.12.2020, ändern Sie im Auftrag nun per Rechtsklick über das Kontextmenü "Mehrwertsteuer ändern" (s.3.1.) die Mehrwertsteuer auf den alten Mwst.-Satz.

Erstellen Sie nun den Lieferschein und tragen Sie im Feld Liefertermin ein Datum vor dem 01.07.2020 ein.

Erstellen Sie anschließend die Rechnung, die durch das Lieferdatum automatisch den alten Mwst.-Satz enthält.

Nach erfolgter Rechnungserstellung ändern Sie das Lieferdatum im Lieferschein wieder auf das aktuelle Datum. Dies ist im aktiven Lieferschein direkt im Feld Lieferdatum und im archivierten Lieferschein per Rechtsklick über das Kontextmenü "Nachtrag/§300-§302 Korrekturen/Lieferdatum ändern“ möglich.

Im Anschluss können der Druck und die elektronische Datenübergabe zur Rechnung erfolgen.

Hinweis! Endet die Leistung vorzeitig, z.B. durch Tod oder Kassenwechsel, ist der zu diesem Zeitpunkt geltende Steuersatz maßgeblich!

Sollten Sie noch gezielte Fragen zum Thema haben, schauen Sie bitte gern einmal in unsere FAQ.
Für weitere Unterstützung nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf. Wir helfen Ihnen gern.

Zusatzprogramm zur FiBu-Konten-Zuordnung installieren

Mit dem Zusatzprogramm SaniWGKonten haben Sie die Möglichkeit, Erlöskonten sowie Wareneingangskonten für alle Mehrwertsteuer-Sätze abhängig von der Filiale und der Kontengruppe den Warengruppen zuzuordnen.
Somit können Sie sämtliche Buchungen für die alten und neuen Mehrsteuersätze abbilden. Die Installation und Anwendung des Programms ist ausschließlich an einem SaniVisions-Arbeitsplatz erforderlich!

Installation

Laden Sie die Setup_SaniWGKonten.exe im geschlossenen Kundenbereich unserer Website www.sanivision.de unter Support & Service / Downloads / Mehrwertsteuer-Umstellung 2020 herunter.
Speichern Sie das Programm auf einen Rechner, auf dem eine SaniVision installiert wurde.

Nach dem Starten der Setup.exe öffnet sich der Setup-Assistent. Folgen Sie bitte den Anweisungen zur Installation und bestätigen Sie jeweils über den Button Weiter.



Wählen Sie einen Zielordner aus.



Für den Programmstart werden Laufzeitbibliotheken von PowerBuilder 2017 R3 benötigt.
Diese sind bereits auf dem System installiert, wenn eine SaniVision mit Build 171/4 oder höher installiert wurde.
Ist dies nicht der Fall, so müssen diese nun nachträglich installiert werden.



Erstellen Sie ein Desktop-Symbol für den erleichterten Programmstart.
Starten Sie die Installation über den Button Installieren.



Mittels Eingabe der Logindaten (Standard: Name = sa / Passwort = sani97) des Systemadministrators melden Sie sich an der SaniVisions-Datenbank an. Klicken Sie anschließend auf den Button Verbinden, um die Datenbankverbindung herzustellen.



Bestätigen Sie das Ausführen des SQL Scripts mit OK.



Das Script nimmt nun die Anpassungen in der Datenbank vor.



Beenden Sie die Installation über den Button Fertigstellen.

Programmaufruf

Starten Sie das Programm SaniWGKonten über das Desktop-Symbol.

Nach Aufruf des Programms SaniWGKonten werden bereits alle Warengruppen in einer Liste angezeigt. Die Eingabe der Filiale wird mit der Filiale mit der kleinsten Filial-Nummer vorbelegt.
Dadurch wird nach Programmstart bereits eine Zuordnung zwischen einer Warengruppe und einer Filiale hergestellt.

Auswahl Warengruppen

Im Eingabefeld "Warengruppen" kann eine Auswahl für die benötigten Warengruppen vorgenommen werden. Die Suche der Warengruppen erfolgt im Format 1000-1200,1300,1400-1500 . Durch Verlassen des Eingabefeldes wird anhand der Selektion eine Suche nach den Warengruppen durchgeführt. Die gefundenen Warengruppen werden in der Liste der Warengruppen angezeigt. Es besteht weiterhin die Möglichkeit im Suchfeld eine kurze Bezeichnung einzutragen. Es werden dann alle Warengruppen herausgesucht, welche den angegebenen Kurztext enthalten. Der aktuell farblich markierte Warengruppe in der Liste zeigt, zu welcher Warengruppe die anzugebenen Erlös- / Wareneingangs-Konten zugeordnet werden sollen.

Auswahl Filiale

Die Zuordnung der FiBu-Konten wird filialabhängig abgelegt. Dazu ist es erforderlich, das für die Zuordnung zuvor eine Filiale ausgewählt wurde.

Auswahl Kontengruppen

Es besteht die Möglichkeit, die Zuordnung der FiBu-Konten auf unterschiedliche Kontengruppen vorzunehmen. Um dies durchführen zu können, kann eine Kontengruppe ausgewählt werden.
Die Angabe der Kontengruppe kann aber auch entfallen.

Angabe der Erlöskonten / Wareneingangskonten

Wurde in der Liste der Warengruppen eine Warengruppe markiert, die Filiale ausgewählt und evtl. zusätzlich eine Kontengruppe angegeben, so werden die FiBu-Konten ermittelt, welche diesen Kriterien zugeordnet wurden.
Bereits in der SaniVision zugeordnete Fibu-Konten werden in den entsprechenden Feldern vorbelegt.

Folgende FiBu-Konten können hier eingetragen bzw. editiert werden:

• Erlöskonto (0% MwST. Inhland)
• Erlöskonto (0% MwSt. EU-Ausland)
• Erlöskonto (0% MwSt. nicht EU-Ausland)
• Erlöskonto (halbe MwSt. alter MwSt.-Satz)
• Erlöskonto (halbe MwSt. neuer MwSt.-Satz)
• Erlöskonto (volle MwSt. alter MwSt.-Satz)
• Erlöskonto (volle MwSt. neuer MwSt.-Satz)
• Wareneingangskonto (0% MwST. Inhland)
• Wareneingangskonto (0% MwSt. EU-Ausland)
• Wareneingangskonto (0% MwSt. nicht EU-Ausland)
• Wareneingangskonto (halbe MwSt. alter MwSt.-Satz)
• Wareneingangskonto (halbe MwSt. neuer MwSt.-Satz)
• Wareneingangskonto (volle MwSt. alter MwSt.-Satz)
• Wareneingangskonto (volle MwSt. neuer MwSt.-Satz)

Nach Eingabe der FiBu-Konten können diese nun durch Betätigen des Buttons Speichern der ausgewählten Warengruppe/Filiale/(Kontengruppe) zugeordnet werden.

Vergabe nach Filter

Wurden mehrere Warengruppen in der Liste der Warengruppen auf dem Bildschirm angezeigt, so kann für diese Warengruppen eine Zuordnung von FiBu-Konten nach Filter erfolgen.
Nach Betätigen des Buttons Vergabe nach Filter erscheint ein Eingabe-Fenster, in dem die relevanten Erlös- und Wareneingangs-Konten eingetragen werden können.



Mit Bestätigen über den OK-Button werden die angegebenen FiBu-Konten allen in der Liste angezeigten Warengruppen zugeordnet. Diese Zuordnung findet dann jedoch nur für die aktuell ausgewählte Filiale statt.
Zusätzlich wurde eine CheckBox mit der Bezeichnung für alle Filialen durchführen aufgenommen. Ist der Haken hier gesetzt, so erfolgt die Konten-Zuordnung nicht nur für die aktuelle, sondern für alle Filialen.

Update für die FiBu-Schnittstelle einspielen

In der SaniVision ist für jeden MwSt.-Satz ein separates Erlöskonto bzw. Wareneingangskonto definiert. (s. Schritt 3 Zusatz-Programm SaniWGKonten )
Die FiBu-Schittstellen müssen nun bei der Belegübergabe das entsprechende Konto aus den Vorgaben der SaniVision übernehmen.

Bei der Erstellung der Buchungssätze durch die FiBu-Schnittstelle werden nun anhand der hinterlegten MwSt.-Sätze in den Rechnungen in SaniVision die entsprechenden Konten ermittelt und die passenden Buchungssätze generiert.

Zusatzfunktion in der Datev-Schnittstelle:
Bei Wareneingangsrechnungen kann der Anwender zu jeder Rechnung auswählen, ob die MwSt.-Sätze entweder aus dem Beleg oder fest NEU oder ALT definiert werden.
Bei Erstellung der Buchungssätze werden anhand dieser Angabe die entsprechenden Konten ermittelt.

Trägt der Anwender hier NEU oder ALT ein, so werden rückwirkend in SaniVision die betreffenden Wareneingangsrechnungen angeglichen.
Es werden auch dort die dieser Auswahl entsprechenden Mehrwertsteuer-Sätze hinterlegt und der Rechnungswert.